予算実績管理はどのようにおこなう?Excel?システム?

予算実績管理はどのようにおこなう?Excel?システム?

こんにちは。BRMzの熊澤祐喜(中小企業診断士)です。

予算実績管理は皆さんおこなっているでしょうか。よく短縮して予実管理、なんて言ったりもしますよね。予算実績管理は、言うまでもなく予算と実績を比較して管理することです。企業の目標を達成するためには、予算や目標と実績を常に比較し、目標より低い実績だとしたら何が悪いのか分析し、課題を発見して解決していくことが必要です。そのツールとして使われるのが予算実績管理です。

では、予算とは具体的にどのように立てていくものなのでしょうか。また、予算実績管理はExcelで行えばいいのでしょうか。それとも、システムを用いるとすればどのようなものがあるのでしょうか。「予算実績管理と言っても何からはじめれば いいかわからない」、「Excelでのやり方が知りたい」、「システムにどのようなものがあるのか、Excelとどちらがよいのか知りたい」という方は参考にしてください。

予算の立て方

予算の立て方

予算の立て方の3方式

予算の立て方の方式としては、3つあります。

トップダウン方式

トップが各部門の予算を査定して、それを各部門に強制する方式です。

ボトムアップ方式

各部門で自部門の予算を査定し、それを積み上げたものを自動的に総合予算とする方式です。

折衷方式

トップが予算編成の方針を各部門に提示し、それを受けて現場部門で予算を査定し、それにトップが承認を与える方式です。この方式が一番多いのではないでしょうか。

予算の具体的な立て方

方式がわかったところで、具体的にはどう予算を立てていけばよいのでしょうか。

(1)全体の目標を立て、(2)細かく数字を決めていく、という順序で行います。

これが逆になってしまうと、どうしても現実的な堅い数字にしかならず、低い目標となってしまいがちなので注意しましょう。

全体の目標を立てる

企業として成長を目指しながらも、現実的に達成可能な目標であることが必要です。現実離れした目標だとそもそも皆が目指さないので、意味のない目標となってしまうからです。

売上目標の立て方については、以下の記事も参考にしてみてください。

【売上目標の立て方】 簡単に計算できる損益分岐点分析を使ってみよう!

細かく数字を決める

次に各要素で細かく数字を決めていきましょう。過去の実績やマクロな要因を考えながら決めていきます。業種によっては、主要な取引先ごとに予算を決めてもよいかもしれません。

予算実績管理のやり方

予算実績管理のやり方

予算を立てたら、実績と照らし合わせて管理をしていきます。少なくとも月次では管理し、予算と実績を比較しましょう。特に予算に達していない場合には何が原因なのか分析し、改善していきましょう。

Execlを用いて予算実績管理をする

以下は簡単な管理表の例です。差額を見て予算未達成のところは何が足りないのか、分析し改善していきます。

ではExcel(またはSpreadsheetなど)で管理するメリットやデメリットはなんでしょうか。

メリット
  • 費用がかからない
  • 自社が管理したい項目を自由に設定でき、レイアウトも自由
デメリット
  • 作成や入力に手間がかかる
  • 入力の際に人為的ミスの可能性がある

システムを用いて予算実績管理をする

システムにも色々ありますが、知名度のあるものを一部紹介すると以下のようなものがあります。

  • Bizforecast
  • Manageboard

また、会計ソフトに予実管理機能のあるものもあります。

ではシステムで管理するメリットとデメリットはなんでしょうか。

メリット
  • データ入力に手間がかからない
  • 見た目も見やすいものが多く、ぱっと見で情報が把握しやすい
デメリット
  • 活用にお金がかかる
  • レイアウトが固定なことが多く、管理項目も画一的

結局Excelとシステム、どっちがよいのか

ではExcelとシステム、どちらがよいのでしょうか。

どちらにもメリットとデメリットがあるので、比較して決めていただければよいのですが、一言でまとめると以下の通りとなります。

  • システムを体験してみて、費用と仕様に満足できるならばシステムを使う
  • それ以外の方はExcelを使う

さいごに

今回は予算実績管理について、予算の立て方からシステムとExcelの違いについて解説しました。

この投稿を見て「予算の立て方を見直してみよう」、「自分でExcelで管理してみよう」等行動するための一歩につながれば嬉しいです。

しかし、

「Excelで管理したいけど時間がない」

「予算を立てるのを手伝ってほしい」

等あるかと思います。

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