【実は簡単？】RPAを導入して生産性向上しよう

こんにちは！BRMzの石井です。

働き方改革や生産性向上、DXなどのキーワードを目にする機会が多くなり、社内の業務改革のためにシステム化を進めたいと考えてる企業も多いでしょう。

「生産性を向上させたいので、話題のRPAを導入したい」

「プログラミングやエンジニアの知識が必要そうで、敷居が高そう」

「そもそもRPAは何ができるのか」

実際には、RPAが何を意味するのかわからないひとも多いのではないでしょうか。

本記事では、RPAの基本について解説します。

RPAとは

RPAとは、これまで人間が行ってきたパソコン操作を、ソフトウェアロボットに代わりにやってもらい自動化することです。

エクセル作業などで有名なマクロなどは、導入している企業も多いでしょう。

RPAはマクロより更に広い範囲で、インターネットブラウザやメールソフトやマイクロソフトオフィスなどをまたいで行う作業にも簡単に適用することができます。
日本の少子高齢化による労働者人口の減少を考えると、今後ますます労働力の有効活用や、生産性の向上が課題になってきます。

また、働き方改革やコロナの影響で、ワークスタイルにも変化があり、人材の確保やITの活用で、他社との競争力を育成していく必要があるでしょう。
RPAを導入することで、これまで人の手で毎週のように時間をかけて行ってきた定例業務から開放されます。

人の手が定例業務から開放されれば、より会社の利益につながるようなクリエイティブな業務に時間を割きやすくなり、生産性向上につながります。

RPAが得意なことと苦手なこと

RPAを導入すると一言にいっても、パソコンで行うすべての作業を自動化できるわけではありません。

パソコンには得意・不得意があるため、それを見極めて、自動化できる業務の洗い出しをおこなうことが大切です。

RPAが得意なこと

単純作業

RPAが最も得意とするのが単純作業です。

毎日の日報送信業務や従業員の勤怠管理などで、決まっているルール通りに処理していく作業は、判断の余地が入りにくいため、すいすい行ってくれます。

請求書の作成など、定例的にやる一連の作業の流れをフロー化して、一つずつ自動化して行けば、あっという間に作業を終わらせることができます。

データの入力作業

データを入力する作業です。

特にあるファイルから別のファイルに転記をする作業は、容易に自動化することができます。

Webサイトからの情報収集作業

インターネットから日頃情報を収集する必要があるときに、毎日同じサイトの更新される情報を見てエクセルに転記する作業を行っていませんか。

ブラウザとRPAは相性の良い作業です。

スクレイピングというプログラミング技術を用いなくても、RPAツールを用いれば簡単に自動化することも可能です。

社内向けのソフトウェアの操作

社内の定例メールや会議室の予約システムなど、社内で使用しているソフトウェアを操作する作業も自動化することができます。

定例的で人が考える必要がないメール文面などは、毎日同じ作業になるので、RPAでも処理できます。

RPAが苦手なこと

RPAは、定型的でない作業が苦手です。

例えば、日頃から経験者が個別に判断する案件や、業務フローに変更が多い作業などは、うまく処理できません。

ところが、近年では人工知能（AI）の発展により、ATが熟年の経験者の判断を代替し、RPAと連携して自動化する事例も多くあります。

簡単なRPAの発展型として、普段の業務が向いているか見極めるようにしましょう。

RPAの導入入門

業務洗出し

RPAの導入第一歩は、業務の洗い出しを行うことです。

先程のRPAが得意なことを参考に、毎週毎月のように行っている定例業務を調査して、どの業務がどこまで自動化できるのかを考えてみましょう。

見える化

次のステップは洗い出しした業務の見える化です。担当者のみが行っている業務を、誰が見ても分かる形になるようにドキュメント化します。

これを行うことで、業務を行うステップや判断基準がわかり、システム化する助けになります。

標準化

続いて標準化です。見える化した様々な業務を、一定の基準で標準的な業務に置き換えます。

標準化を行うことで、重複業務を同じRPAシステムで共用したり、

RPA化

ようやくRPA化です。RPA化するために、標準化した業務の中で、RPA化できる業務と難しい業務に分類します。

分類する際の基準は、前項のRPAが得意なことから選定します。

RPAが得意な業務を一通り洗い出ししたら、ここでようやくRPAソフトで自動化を行います。RPA化できるアプリケーションは多くありますが、大きくは次の４種類に分類されます。

• オンプレミス型（自社サーバにRPA環境を構築する。大量の）
• クラウド型
• デスクトップ型
• 独自開発

まずは、無料や安価なアプリケーションがあるクラウド型やデスクトップ型のシステムを導入して、小さく初めて見ると良いでしょう。

「UiPath」などのRPAソフトウェアは、使用方法もわかりやすいので、一度無料トライアルで試してみるのも良いでしょう。

さいごに

RPAの概要についておわかりいただけましたか。

使用できるソフトウェアによってコストも大小様々です。

まずは簡単な業務から小さく始めてみて、業務向上の可能性が大きくなれば、大きく広げていくことも有効です。

複業集団BRMzでは多様な業界・業種の出身者が、RPAをはじめとして、企業のDX戦略の立案・実行をお手伝いいたします。
全員が中小企業診断士として経営戦略を体系的に学んでおり、企業で培った力を事業者の皆様のご支援に活かして参りました。

「そうはいっても、何から相談すればよいかわからない・・・！」
「どこからどこまでの仕事を任せられるのか見極めたい」

そんなところからのスタートでも結構です。
まずは、BRMzまでお気軽にご相談ください！