テレワーク下でもコミュニケーションを促進させるには?

こんにちは、BRMzの松本 崇(中小企業診断士)です。

コロナ禍で、多くの企業がテレワークを導入し、今では珍しいことでもなくなりました。

テレワーク・在宅勤務のメリットも確実にある一方で、出社が減ったことで従前と比べてコミュニケーションの機会が減り、関係性が希薄になってしまった…という声も聞きます。実際に、報告・連絡・相談の回数も減って、業務に支障が出てしまった、という人もいるのではないでしょうか?

テレワークが一定程度浸透したからこそ、テレワーク下でのコミュニケーション促進が求められています。

この記事では、テレワーク下でも必要十分なコミュニケーションをとるための3つのポイントである「ツールを有効活用してコミュニケーションのハードルを下げる」「定例のWebミーティングを設ける」「リアルな空間で集まる機会を作る」を解説します。

テレワークでもコミュニケーションを深めるための3つのポイント

テレワーク下でのコミュニケーション不足は、多くの企業にとって悩みのひとつです。

オフィスで一緒に働いているときと比べると、コミュニケーションの手間が増えてしまい、無意識のうちにその頻度が減ってしまうこともあるでしょう。

テレワーク下でもコミュニケーションを深めるためには、以下の3つのポイントをおさえることが重要です。

ツールを有効活用してコミュニケーションのハードルを下げる

気軽に声をかけられたオフィスと異なり、テレワーク下では「わざわざ連絡をとらなければならない」というハードルがあります。

作業の手間に加えて、相手が何をしているか見えないからこその心理的なハードルも大きいです。特に若手社員ほど、そのハードルを高く感じ、相談事を抱えがち、なんてことも聞きます。

このコミュニケーションのハードルを下げるためには、ツールの活用が効果的です。

例えば、チャットツールを導入することで、メールや電話よりも気軽に、迅速に連絡をとることができます。

スケジュール管理システムを導入することも有効です。それぞれがシステムに予定を登録することで、相手の都合のよいタイミングを見計らって連絡することができます。「相談したいけど忙しかったら申し訳ないな…」という懸念を解消することができますよ。

さらに、「連絡可能」「取り込み中」など、個人のステータスを示してくれるシステム(例:Microsoft Teams)もありますので、あわせて活用することで、コミュニケーションのハードルを一層下げることができるでしょう。

定例のWebミーティングを設ける

ツールを有効活用しても、「わざわざ連絡をとらなければならない」という心理的なハードルはどうしても残ってしまいます。

そこで、部やチームなどの単位で定例のWebミーティングを設けてみましょう。定期的に話す機会を作ることで、「わざわざ相談の時間をとってもらうことではないけど、定例会があるからそこで聞いてみよう」と行動に移しやすくなり、一人で問題を抱え込んでしまうことも避けられます。

この定例会ですが、従来は必ずしも好まれないケースがありました。いつの間にか「会を開くこと」自体が目的となってしまうケースが散見されたからです。

ただ、コミュニケーションがとりづらいテレワーク下では、半強制的に連携をとれる場としてむしろ重宝されるはずです。ぜひ有効活用しましょう。

リアルな空間で集まるタイミングを作る

コロナ禍ではなかなか難しいときもありましたが、リアルな空間で集まることは、コミュニケーションを促進するうえでやはり有効です。

テレワークが浸透した際、オフィスワークの価値が落ちたような声も聞かれましたが、むしろ最近では見直されているように感じます。

ポストコロナにおいてもテレワークを継続する企業は少なくないでしょう。ただ、「ハイブリットワーク」として、出社も組み合わせるケースが多いと思います。

例えば、チームの定例会がある日は可能な範囲で出社する、週3日を目安に出社するなど、お互いがオフィスで顔を合わせる機会を作ることで、コミュニケーションが活性化されるでしょう。

テレワークでこそコミュニケーションに気を配ろう!

テレワーク下でのコミュニケーション促進をテーマに解説してきました。

社員間の円滑なコミュニケーションの実現は、企業の競争力向上に欠かせません

テレワーク下でもコミュニケーションを促進させられるよう、上記の3つのポイントに留意しながら、自社に合った工夫を積み重ねていくことをおすすめします!

BRMzでは、組織関係の相談も受け付けています。ぜひお気軽にご相談ください!

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