テレワーク導入の前に整理しておきたい4つのポイントとは?

テレワーク導入の前に整理しておきたい4つのポイントとは?

こんにちは、BRMzの松本 崇(中小企業診断士)です。

新型コロナウイルスの影響で、以前では考えられないくらい多くの会社がテレワーク(リモートワーク)を実践しています。これまで「自社にテレワークの導入は難しい」と考えていた企業でも、導入を検討せざるを得なくなっているのではないでしょうか。

とはいえ、都市圏以外では、まだテレワークが実現できていない企業も決して少なくありません。

この記事では、今さら聞きづらい「テレワーク導入の前に整理しておきたいポイント」についてご紹介します。

闇雲にITツールを入れることから始めると、自社に合ったテレワーク体制が築けないリスクもあります。この記事を通して基本を押さえてから、テレワーク導入を進めてもらえると嬉しいです。

テレワーク導入の前に整理したい4つのポイント

テレワーク導入の前に整理したい4つのポイント

テレワークと聞くと、Web会議やチャットツール、オンラインストレージなどのITツールが思い浮かぶ人も多いのではないでしょうか。

確かに、どのツールもとても便利で、テレワークをするうえで欠かせません。ただ、ツールを入れるだけではうまく機能せず、想像していたテレワークが実現できない可能性があります。

テレワーク導入にあたっては、具体的なツールを検討する前に、「目的の明確化と体制の整備」を行うことが重要です。

具体的には、以下の4つがポイントになります。

テレワーク導入の前に整理したい4つのポイント

  • 導入目的の明確化
  • 対象範囲の設定
  • 推進体制の整備
  • 社内制度の見直し

導入目的の明確化

元々、コロナ禍でテレワークが広がったのは、「事業継続のために必須なもの」として広く認識されるようになったからです。ただ、既にそれだけではなく、業務改善、働き方の多様化への対応、採用力の強化、営業力の強化、コストの削減など、多くの面で効果があると考えられるようになっています。

導入効果が多岐にわたるからこそ、自社にとってテレワーク対応は何を目的としたものなのか、具体的には、あくまでBCP対応なのか、ウィズコロナ・アフターコロナを見据えた積極的な取り組みなのかを、経営者がしっかりと認識することが必要です。

テレワークに限った話ではないですが、「あるべき姿・目指したい姿」を最初に明確にすることで、後の工程にも必ず役立ちます。

対象範囲の設定

導入目的を明確化したら、次のステップでは、その目的に沿って、自社のどの部門・どの業務をテレワークの対象とするのかを定めていきましょう。

業務の種類によって、テレワークの難易度は当然異なってきます。すべてを一律でできることのほうが稀なので、必要性や緊急性などを考慮して優先順位をつけながら、場合によっては段階的に導入していくことが大切です。

ちなみに、テレワークの対象範囲を設定するタイミングは、業務改善のチャンスでもあります。現在の業務をそのままテレワークするのもひとつの手段ではありますが、可能な限り、ECRS(Eliminate:排除、Combine:結合、Rearrange:並び替え、Simplify:簡素化)の観点で業務を見直したいところです。

テレワークをきっかけとして業務改善につなげられれば、その効果は確実に大きくなります。

推進体制の整備

導入の目的と対象業務が固まったら、次は推進体制を整えます。テレワークは、社員の自主性に任せていても進むものではありませんし、全体最適なものができなくなってしますので、やはり旗振り役は必要です。

テレワーク導入の推進責任者を任命するだけでなく,関係する部署(実際にテレワークを実施する部署、情報システム、総務、人事、経営企画、経理など)を巻き込んだ、横断的なプロジェクトチームをつくるのが理想的です。

言わずもがなですが、経営者のコミットメントも、テレワーク推進には欠かせません。プロジェクトチームに対して、明確なミッションを与えることで、動きやすくすることも効果的でしょう。

社内制度の見直し

最後のポイントは、社内制度の見直しです。

テレワークが導入されると、就業規則などの社内制度も一部改める必要が生じます。

一般的に変更が必要になるのは、就労管理の方法、テレワークゆえに発生する経費の負担方法(光熱費や通信費、テレワーク用の機材など)、セキュリティ規程などです。

テレワークになると、どうしても目の届かない部分も増えてきます。その意味では、人事評価にも工夫が必要になるかもしれません。プロセスの見える化(ドキュメント化)、成果主義の一部導入、MBO(Management ByObjectives:目標管理制度)の有効活用など、企業ごとにあり方を考えていくことが求められるでしょう。

最初からベストな社内制度をつくるのは難しいですが、テレワークに合わせる必要があることをまず認識するこから始めましょう。

具体的なツールの前に基本のステップを押さえよう!

この記事では、「テレワーク導入の前に整理しておきたい4つのポイント」をテーマに解説しました。

どれも基本的な内容ばかりですが、いざテレワークを導入しようと思うと、忘れがちな部分ではあります。

特に、導入目的の明確化や対象範囲の設定を忘れてしまうと、テレワーク導入時・実施時に混乱を招いてしまうリスクもあります。

前提となるものをしっかり整えてから、自社に合ったテレワークの仕組みを整えていくのがおすすめです。

BRMzでは、テレワーク導入を含めたIT関連の支援も行っています。ぜひお気軽にご相談ください!

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