フリーアドレスのメリットとデメリット、失敗の避け方

フリーアドレスのメリットとデメリット、失敗の避け方

フリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を持たずに自分の好きな席で働くワークスタイルのことを言います。フリーアドレスを採用している企業のオフィスを見たことがあるでしょうか。どこもおしゃれで憧れますよね。メリットもたくさんあります。

しかし、そんなフリーアドレスにもデメリットはあります。また、気をつけないと本来の目的が達成できない・・・なんてことも。

今回は、フリーアドレスを検討している方向けに、フリーアドレスのメリットとデメリット、またどうすれば失敗しないようにフリーアドレスに移行できるか、について説明します。

フリーアドレスのメリット、デメリット

フリーアドレスのメリットデメリット

フリーアドレスのメリット

コミュニケーションの活性化

色々な人との情報共有の機会が増え、部署や部門、役職の垣根を超えたコミュニケーションが取りやすくなります。よくある「たばこ部屋のコミュニケーション」のようなものが同時多発的にオフィスで発生するイメージになります。

業務に応じたコラボレーションの活性化

「この日のこの時間はあの人を仕事するから近くで仕事しよう」というようなことができるので、業務に応じて臨機応変にスピーディーに仕事を進めることが可能になります。

ペーパーレス化によるコスト削減

固定席を持たないため、ペーパーレス化が必須となります。これにより、紙の利用が減りプリンターの料金も含めてコスト削減につながります。

ファシリティコストの削減

個人の荷物が減るので、レイアウト変更や人の異動に伴う対応がスムーズになります。
また、例えば偉い方の席を個室にしていたという場合、それをなくしてしまえば異動時に工事を行う、なんてこともなくなります。

フリーアドレスのデメリット

誰がどこにいるかわからなくなる

広いオフィスでフリーアドレスを採用する場合、誰がどこにいるのかわからなくなります。皆が位置をしっておきたい総務部の方などは固定席にしてしまうことで解決するのも手でしょう。また、座席管理システムを活用するのも手でしょう。PLUS株式会社では座席管理システム「Suwary」を提供(https://kagu.plus.co.jp/suwary/)していて、容易に座席の管理・予約ができるようです。

チームや部下の状況がわからなくなる

上記のデメリットと同じですが、特にチームや部下の場所がわからないと不便なこともありますよね。解決策としてはチャットツールを導入して直接コミュニケーションをとらなくてもよい体制にしたり、業務報告ツールを導入したり、密なコミュニケーションが求められる場合はあらかじめチームで近くに座っておいたりするなどの対応が考えられます。

集中力の低下

コミュニケーションが密になる分、仕事に集中しづらい環境となってしまう可能性があります。集中ブースを設けたり、イヤホンの仕事中の使用を公式に認めたりして仕事に集中できる環境を容易するとよいでしょう。

よくある失敗事例

よくある失敗事例

結局席が固定化してしまう

上記のようなデメリットが顕在化してしまう事例に加え、席が固定化してしまうという失敗事例がよく聞かれます。毎朝なんとなく席を選ぶのが面倒になり、慣れた席に座ってしまい、周りの人も影響されて席が固定化してしまうケースがあります。席が固定化されてしまうと、フリーアドレスの目的である「コミュニケーションの活性化」につながりづらくなってしまいます。また、席が固定化される時は仲が良いもの同士が固まる傾向にあり、雑談が必要以上に増えてしまうとデメリットの一つにある「仕事に集中できない」状態となる危険性もあります。

席の固定化を避けるためには、フリーアドレス化の意図を従業員に説明し共有した上で、席をシャッフルする、上司が率先垂範で席を変えるなどの工夫をするとよいでしょう。

失敗を避けるためには

失敗を避けるためには

コンセプトを明確にする

「何を目的にフリーアドレス化するのか」ということを明確にし、従業員に説明して納得を得て進めていくことが重要です。

コンセプトを明確にせずフリーアドレス化を進めてしまうと、結局どのようなオフィスが理想なのかわからず、レイアウト決定や什器選定の際にどうすればよいのかわからなくなってしまいます。

コンセプトを明確にした上で、どのような空間にするのか、どのようなものが置いてあるとよいのか、など決めていくことになります。

ペーパーレス化を徹底する

フリーアドレスにするということは、自分の荷物を極力少なくするということですから、紙の資料や書類はできるだけなくす必要があります。必要最低限以上に紙が残ったままだと、持ち運ぶ荷物が多くなってしまったり、回覧のために人を探し回ったり・・・と非効率な状態になってしまいます。

各種ITツールを駆使するなどして、ペーパーレス化を徹底しましょう!

導入後に効果を検証し、改善していく

フリーアドレスに限った話ではないかもしれませんが、導入後にはその効果を検証し、改善していく必要があります。最初からすべて理想通りにうまくいくことの方が少ないと思います。想定していたよりも雑談が増えすぎてしまったり、逆にコミュニケーションが減ってしまったりするかもしれません。

コンセプトを確認し、目的に合致した状態になっているか逐一確認し、合致していない点については改善していきましょう。少しずつ改善を重ねていくことで、だんだんと理想のオフィスに近づいていくはずです。

最後に

いかがだったでしょうか。

フリーアドレスについて、メリットとデメリット、失敗の避け方について解説しました。

複業集団BRMzでは多様な業界・業種の出身者が、フリーアドレス化の際のコンセプト作りから、企業の戦略の立案・実行まで幅広くお手伝いいたします。
全員が中小企業診断士として財務会計や経営戦略を体系的に学んでおり、企業で培った力を事業者の皆様のご支援に活かして参りました。

「そうはいっても、何から相談すればよいかわからない・・・!」
「どこからどこまでの仕事を任せられるのか見極めたい」

そんなところからのスタートでも結構です。
まずは、BRMzまでお気軽にご相談ください!

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