業務をマニュアル化するメリットと手順とは

こんにちは！　BRMz共同代表の石井です。

普段の業務で、こんな悩みは無いでしょうか。

「この仕事はAさんしかできないから、辞められたら仕事が回らない」

「あの人は仕事のミスが多いんだが、原因がわからない」

業務は、標準化してマニュアルを作成することで、多くの人が同じ水準で仕事ができるようになります。今回は、業務をマニュアル化することのメリットと、マニュアル化の手順について説明します。

マニュアル化のメリットとは

１，誰でも早期に業務を行うことができる

マニュアル化の一番のメリットは、誰でも早く業務を行うことができることになることです。
マニュアルを使用して業務を行うことで、全体像の把握とステップごとに行うタスクがひと目でわかります。
また、誰もが通るであろう疑問点もマニュアル内で解決できることから、上司や先輩に頼らなくても問題を解決することができます。
そのため、新入社員や転職者への教育も、業務を一緒に教えながら期間をかけて身につけさせる必要がなく、最小限の時間と労力で教育することができます。

２，業務品質が均等化できる

新人とベテランの業務品質を近づけることができることも大きなメリットの一つです。
きちんと整備されたマニュアルには、基本的な業務の流れに加え、よくある間違いや注意するべき工程について記載されています。
そのため、新人でもベテランのノウハウをそのまま享受することができ、ミスが減り、トラブル対応などの無駄な時間に労力を割く必要がなくなります。
また、複数人で同種の業務を並行して行っていく際にも、一度マニュアルを作ってしまえば、同じ程度の成果物を得ることができます。

３，業務を外から見て改善点を得ることができる

ベテランが行っている業務は、他の社員から見て途中で何を行っているのかわからない場合があります。
上司や同僚は、結果だけをみて、業務内容を判断することがほとんどとなってしまいます。
しかし、近年は業務改善という言葉もあるように、業務全体を見渡し不要な業務を減らしたり、タスクごとに小さな改善を加えて全体の時間短縮をする必要性が高まっています。

業務をマニュアル化することで、業務全体を俯瞰でき、タスクごとに可視化することができます。その結果、業務を分析し、本当に必要な業務なのか、改善できるタスクはないかを見直したり、外部から評価することができるようになります。

マニュアル化の手順

１，業務の棚卸し

マニュアル化したい業務を行っている社員が中心となって、業務の棚卸しを行います。この工程では、実施に行っていることと、留意している点についてできるだけ細かく洗い出しをします。
複数人で行うことで、様々なナレッジを共有でき、項目を網羅したマニュアルを作成することができます。

２，業務の仕組み化

次に、棚卸しした業務で属人化している作業について、誰でも同じクオリティでできるような仕組みを考えます。
例えば、状況に応じて対応が変わる仕事であれば、フローチャートを作成し、Aが10以上の場合はAAAの作業を行う、Aが100以上の場合はBBBの作業を行うなどです。
感覚や経験で行っていた部分を見える化することで、新人でも同じ判断軸で業務を決定することができるようになります。

３，マニュアル化

棚卸しして仕組み化した業務をマニュアル化する際には、読者を想定したものにします。
読者を広くしすぎると記述がとても多くなり、実用的なマニュアルではなくなってしまいます。そのため、この業務を行う人へ向けたマニュアルにすることが重要です。
次に、業務の章立てでは、網羅的に記載するのではなく、必要な項目の要点を簡潔に記載することに注意します。説明したいことを全てくまなく記載すると、読者からは何が言いたいのかわからなくなったり、要点を見逃してミスや事故の元になります。
また、写真やイラストでビジュアルを用いて説明することも大切です。初めてその業務を行う人からすると、どんなツールを使うのか、どんな状況なのかのイメージがつかず、理解に時間を要します。ビジュアルがあると、すぐに状況を理解出来、文字だけの説明に比べて誤りの頻度が激減します。

４，維持のルール化

マニュアルの見直しを定期的に実施していき、マニュアル通りにやってミスした事例やわかりにくい表現・ルール変更した箇所の訂正を行っていきます。このルールづくりでは、見直しの頻度や担当を明確にして、ルールを陳腐化させないことが重要です。
例えば、マニュアルで間違えたことを、全員共有のエクセルシートで管理して、一年に一回マニュアルの見直し会議を行うなどのルールも効果的です。

まとめ

今回は、マニュアル化のメリットと手順について説明しました。
業務をマニュアル化するには、社員のリソースがなくなったり、属人化していて、その人が辞めてしまったら業務が回らなくなるような状況になる前に行動を起こすことが大切です。
マニュアル化することで、業務を俯瞰してみることで業務の本質を見直す機会になり、改善により人的リソースを他のことに割くことが期待できるでしょう。

とはいえ、

「マニュアルを作りたいけどどこから手をつけたらいいかわからない」
「ルール作りがうまくいかない。どう改善したらいいの…？」

マニュアル作成ができるほど、社員に余裕がない。そんな悩みもあるかと思います。

BRMzでは、大企業のノウハウを持つ複業人材が御社をサポートします。
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