DXの第一歩「ペーパーレス化」に取り組もう

2022年1月25日 2022年1月24日

下司健二郎

こんにちは、BRMz共同代表、中小企業診断士の下司です。

皆さん、一度社内を見渡してみてください。

・形骸化された回覧板

・配布後にすぐ捨てられる社内報

・コピーしても使われない大量の会議資料

・化石のように眠っているキャビネット内の保管資料

など、無駄に消費・保管されている紙はありませんでしょうか。

当然ですが、紙を過剰に使うと無駄なコストが発生します。また、保管スペースを要し、オフィスを効率的な活用できません。さらに、コロナ禍でテレワークの必要性が高まる中、ペーパーレス化は重要な課題と言えます。

この記事では、ペーパーレス化を推進したいと考える事業者に対し、ペーパーレス化を進める上での基本的な考え方を解説しています。

ペーパーレス化には多くのメリットがある

ペーパーレス化には次のようなメリットがあります。

・紙代、インク代などコスト削減につながる

・保管場所が不要となり、オフィスのスペースを有効活用できる

・文書管理の手間や文書を探す時間が削減でき、業務を効率化できる

・バックアップがとれる、セキュリティに強い

一方で、インフラ導入の費用がかかったり、従業員のITリテラシーの低いと一時的に業務プロセスが停滞するというデメリットもあります。しかしながら、将来を見据えるとペーパーレス化を進めるメリットの方が大きいと言えるでしょう。

ペーパーレス化の第一歩は？

ペーパーレス化を進める上で、最も大切なことは何でしょうか。

それは「社員の意識改革」です。ここでは、社員の意識改革に必要な３つのポイントを解説します。

●社員の意識改革に必要な３つのポイント

① 経営陣がビジョンを掲げて、主体的に取り組む

社員の意識改革を推進するには、最初は経営陣がしっかりと入り込んで施策を打って管理する必要があります。「ペーパーレス化を進めるから、あとはよろしく」と現場に丸投げでは何も進みません。経営陣が主体的に「ペーパーレス化」というビジョンを掲げ、施策とスケジュールを立てて進捗を定期的に管理してください。

社員の意識改革が進んだと判断できたタイミングで、徐々に現場に任せていきましょう。

② ペーパーレス化を従業員に「自分事化」させる

最初は経営陣が主体的に進めるとはいえ、従業員に「やらされ感」があっては良くありません。経営陣は、「自分たちでペーパーレス化を進めるんだ」と従業員に意識してもらうよう行動することが重要です。では、どのようにすれば従業員がペーパーレス化を自分事化してくれるのでしょうか。

それに有効なのは、「従業員で話し合ってもらい、ペーパーレス化できる業務プロセスを洗い出してもらう」ことです。

紙主体の業務に不満を感じている従業員も多いことでしょう。一方で、紙の方が効率的である業務もあるはずです。既存の業務をペーパーレス化すべきか、紙のままにすべきかの塩梅は、経営陣よりも現場の従業員の方が知っています。紙のままの方が良い業務を経営陣が強制的にペーパーレス化することは現場の反感を生み、ペーパーレス化の弊害になりかねません。経営陣は、従業員が挙げてくれたペーパーレス化すべき業務を施策の中に取り込みましょう。そうすることで、従業員は自分たちの提案を経営陣が後押ししてくれていると感じ、ペーパーレス化を「自分事」として意識し、前向きに取り組んでくれるはずです。

③ クラウドストレージなどのインフラを整備する

外的な要因となりますが、ペーパーレス化に向けたインフラを導入するのも社員の意識改革の１つの手です。インフラ整備が進むと、「うちの会社は本気でペーパーレス化を進めようとしているんだな」と従業員が感じることができます。インフラの例としては、クラウドストレージの活用が有効です。クラウドストレージには、Google DriveやOneDriveなど様々なサービスがありますが、慣れればPCのハードディスクと同じように使えますし、すぐにメリットを感じることができます。テレワークの推進にもつながります。